询盘函亦称询价或索盘，按其内容可以分为一般询盘和具体询盘，是买卖双方交易磋商的开始，并且询盘函也是商业人士获取信息的一个重要方式。\此外，由于询盘是发展进一步的商贸关系的敲门砖，接受者常常根据信件的内容来判断对方公司。询盘的函电，应以简明切题和礼貌诚恳为原则，以求对方能够很高兴地迅速作出报盘反应。下面是日常询盘的一些通用法则：1、买家询盘函为泛问所有产品时，往往真实购买意图一般。对这类能给予继续回复的客户应继续重点追踪，没有回复的客户则不必花费大量时间追踪。2、买家询盘为函针对公司的具体某款产品的询价时，这类客户要重点跟进。如果卖家已经根据买家询盘内容作出了具体回复，并同时报价，但是买家没有再发邮件过来，建议可以发个邮件来提醒买家。3、客户受到跟进邮件后，如果觉得还没有对我们产品有需求的话，他一般都会说以后联系，不管怎么样，能让客户回复已经不错，说明以后还是有机会交易。4、询盘函回复：专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整，专业图片——清晰、方便浏览和接收，向客户提要求——审慎，可以向客户报两个价格，前瞻性——专业的最好体现，语气——会影响全局。5、处理买家的查询一定要注意方法和技巧。要善于透过电子邮件的表象看到深层去，了解询盘函的真正用意。是否是真正的买家或者中间商，甚至是你的竞争对手？购买的动机是什么？购买能力如何？6、快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用。7、询问函电时，重点报价，报价时尽量信息全面，品名规格，包装，价格，价格条款，有效期，最小订单量，交货期，付款条件，单证要求等，比较时可以附上图片。当客人对产品不熟悉时，可以向客人推荐合适的产品，让客人选择。总之，在处理询问函电时，需要掌握技巧，才能合理的开展贸易活动。另外，卖家在回复买家的询盘函电时，可以通过邮件、电话等工具进行沟通。面对众多的询盘函电做到冷静的对待。